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新《公司法》视野下有限责任公司股东会议事程序及规则的制定
发布时间:2008/4/13 16:10:57 阅读:1261次 浏览字体:【

 新《公司法》视野下有限责任公司股东会议事程序及规则的制定          
                   

   郑太福

    2006年1月1日开始实施的新《公司法》是一部鼓励投资兴业的服务性公司法,强调公司自治的市场型公司法,优化公司治理的规范型公司法,以投资者为本、平衡相关各方利益的护权型公司法,强调公司社会责任的人本型公司法……。 可以说,新《公司法》彻底修改和颠覆了旧《公司法》重管制轻自治的制度设计,鼓励公司自治,允许充分体现公司自治的公司章程在综合考量公司文化和投资者投资性格的基础上,量体裁衣设计个性化条款,改变实践中做“填空题” 式的制定公司章程,因此“2006年将是公司章程和股东协议的全面改版年” 。新《公司法》实施后,如何认识公司章程制定以及制定公司章程将摆在每位投资者设立公司时必须认真考虑的一项关乎公司和投资者风险、利益、责任的大事。对于投资者,如何制定有关投资者之间的游戏规则对于公司章程制定来说倒是显得更为重要。
    一、公司章程制定的性质
    公司章程是关于公司组织和行为的基本规范。公司章程是公司的自治法规,是股东就公司的重要事务所做的规范性和长期性的安排,是规范公司和公司与他人关系的最基本的文件,是公司设立的最主要条件,是确定公司权利、义务关系的基本法律依据,也是国家管理公司的重要手段。公司章程内容只要未违反法律、法规的强行性规定,均为有效,股东应严格遵守。公司章程经登记备案便产生了公司法上的效力,全体股东、公司董事、公司监事、公司经理、公司内部机构、外部债权人(贷款银行)、国家、第三人、公司等在进行与公司有关的事务时,均应遵守公司章程。
    有限责任公司章程由股东共同制定,经全体股东一致同意,由股东在公司章程上签名盖章。有限责任公司的章程,必须载明下列事项:公司名称和住所;公司经营范围;公司注册资本;股东的姓名和名称;股东的权利和义务;股东的出资方式和出资额;股东转让出资的条件;公司机构的产生办法、职权、议事规则;公司的法定代表人;公司的解散事由与清算办法;股东认为需要规定的其他事项。公司章程缺少上述必备事项或章程内容违背国家法律法规规定的,公司登记机关会要求申请人进行修改;申请人拒绝修改的,公司登记机关会驳回公司登记申请。
    公司章程的制定是各股东为设立公司以求发展而妥协的产物,是股东权利放弃形成组织权利(权力)的过程,也是股东权利(力)保留形成组织义务的过程,更是各方互相为公司高效稳健发展忍受后来发展中给自己带来的不利而制定一系列程序规则的过程。下面笔者首先论述股东会议事程序及议事规则如何制定,为公司运作过程中出现问题提供解决依据,以促进公司高效稳健发展。


    二、股东会议事程序和议事规则的制定
    公司章程制定不但要考虑法律规定反映公司股东会会议运行过程中带有一般性的共性问题,更要考虑法律无法规定或未规定反映公司股东会会议运行过程中具有特殊性的个性问题,为高效处理公司运作过程中产生的问题提供依据,避免产生无休止的争论和纠纷。

    1、股东会会议由谁启动?一般情况下股东会议启动因股东会议形式不同而有两种程序:一是股东定期会议每年召开一次,并应于每一会计年度完结之后的六个月内举行,应由董事会或不设董事会的执行董事召集。具体来讲就是董事会、实际上均是由董事会秘书准备材料及各种议题,于会议召开十五日前将会议通知、会议议程、会议材料一并递送到各股东。二是股东临时会议召开由代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上的董事、监事提议启动。当出现股东会议启动障碍即无人启动或拒不启动如何补救?此时,就需要建立一种无法启动的补救程序,这便是根据公司法规定制定公司章程要考虑的问题。公司章程可以规定:每年股东会定期会议董事会无法召集或拒不召集的,如不是董事长的原因,可以由董事长召集;如是董事长原因,可由副董事长召集,副董事长无法召集或拒不召集的,可由监事会或监事召集;当监事会或监事无法召集的,代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集。由于有限责任公司人合性特点,公司股东会定期会议启动一般到监事会或监事召集就可以了;如果出现公司监事会或监事也无法召集或拒不召集,那就是股东会本身的问题,接下来股东会就要解散公司董事会、监事会,重新组建公司董事会、监事会。
  从公司股东会会议召开的实践中,可以看出股东会会议的启动主要是公司董事会秘书(或董事长秘书)、其次是董事长。新《公司法》第124条规定“上市公司设董事会秘书,负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理,办理信息披露事务等事宜”,该条已经规范董事会秘书的工作职责,上市公司章程只须细化即可;但对于有限责任公司来说,公司章程制定时约定公司董事会秘书任职条件、职责、任期、罢免、有谁委托推荐等对于公司运作过程中出现问题解决流程的启动是重大甚至是唯一影响,当然,对公司正常管理过程中出现重大事项的辨别以及提出提交股东会会议议决的申请更是至关重要;现时中董事会秘书已成为公司股东会或股东的“另一个自我”,他虽然没有实在的权力,但他无形权力却不可估量,它是重大事项议决程序启动的左端点,又是重大事项议决结果形成具有法律效力的法律文件的右端点,因此他被冠上公司“无冕之王”的称呼。
   2、股东会会议由谁主持?一般规定由董事长主持,当董事长不在或因身体健康等方面原因无法主持或董事长拒不主持时如何办?这就由各股东根据公司法规定并结合自己成立公司的实际情况,在制定公司章程时加以规定。公司章程可以规定:股东会会议董事长无法主持或拒不主持时,由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事主持或有过半数表决权股东指定一名董事主持;此时仍无人主持股东会会议的,由监事会或者不设监事会的公司的监事主持;监事会或者监事不主持的,代表十分之一以上表决权的股东可以自行或委托代理人主持。当然,股东会首次会议由出资最多的股东代表召集和主持。
   3、股东会会议议事规则——程序和过程
    我国《公司法》第43条和第44条对股东会的议事规则、表决方式等进行了规定:股东会会议由股东按照出资比例行使表决权;但是,公司章程另有规定的除外。股东会的议事方式和表决程序,除法律有规定的外,由公司章程规定。这两个法律条文肯定了股东表决权、股东会议事方式和表决程序的协议安排,充分体现了公司自治精神。如,允许投资者之间约定不按出资比例行使表决权和分取股利,出资60%的投资者行使49%的表决权、分取50%的股利,出资10%的投资者行使20%的表决权、分取15%的股利;也可约定公司投资者一人一票的表决规则。
    根据新公司法的规定,股东会的议事方式有两种,一种是通过召开股东会议的方式做出决议,另一种是公司法修改之后新增加的规定,当股东对股东会职权范围内的事项以书面形式一致表示同意的,可以不召开股东会会议,直接做出决定,由全体股东在决定文件上签名、盖章即可。股东会议事采用会议方式开会时要对所议事项进行讨论和表决,主持会议的人应当提出需讨论和表决的议案,并主持对该议案进行讨论;每位股东均可对议案发表意见,但一位股东对一个议案发表意见的时间一般不得超过15分钟。讨论结束后,主持会议的人可以要求进行表决,也可以提出在下一次股东会议上继续讨论;但十分之一以上表决权的股东或者三分之一以上的股东要求表决的,必须进行表决。    
    股东会对所议事项表决时可采用举手表决、也可采用书面投票表决的方式,对于举手表决的现场应采用拍照并予以见证加以固定为好。表决分为赞成和反对两种,对于股东采用书面投票表决时未标明态度的,章程应该约定不标明态度的归类是属于赞成还是反对。从现实中来看,通常约定股东不得以弃权的方式行使表决权,既不表明赞成意见又不表明反对意见的,视为反对。但是,对于股东向股东以外的人转让出资的议案,既不表明赞成意见又不表明反对意见的,视为同意转让,这是旧公司法的强硬态度,新公司法原则上如此、公司章程可以进行例外约定。但从保护广大中小股东利益和债权人利益,在制定公司章程时由于每位股东都有否决权即制定公司章程须经全体股东同意,故而广大中小股东要么不在公司章程进行约定、直接适用公司法的规定,要么进行约定时要注意保护自己的利益并约定该条款在公司章程修改时须经全体股东同意,防止持有公司三分之二以上表决权的大股东借助公司章程修改权剥夺小股东权利。
    对股东会会议中的议案、提议、讨论和表决应当记录,整理后形成股东会会议纪要。股东会会议应当对所议事项的决定作成会议纪要或记录,也可以形成书面的股东会决议。出席会议的股东应当在会议纪要或记录和股东会决议上签名。股东会会议记录和股东会决议一般由公司董事会秘书整理、形成具有法律效力的法律文件后归档保存,股东可以查阅会议记录和股东会决议。
  4、股东会会议决议形成模式
   股东会会议结果一般有两种形式。一种是股东会会议纪要,一种是股东会会议决议。股东会会议纪要一般由董事会秘书整理成稿,需要参加的所有人员签名并简要反映各个参与人员不同意见;股东会会议决议一旦形成,需要有表决权的股东或股东代表(或委托代理人)签名或盖章,异议股东的意见要记录,异议股东拒不签名或盖章的,可以由律师事务所见证或公证机构公证,以防以后产生纠纷时无依据。股东会会议决议由一般决议和特别决议之分,有关公司的法律只对特别决议(本文中“特别决议”指的是法律规定的公司增加或者减少注册资本、分立、合并、解散、修改公司章程或者变更公司形式等事项作出的决议)形成须经三分之二以上表决权股东通过加以规定,对哪些事项形成的决议是一般决议及一般决议的形成条件未加规定,这需要公司章程加以规定。实务中对一般决议及特别决议范围及形成条件在章程中规定由两种模式(有的公司根据自身实际,股东会决议有一般决议、重大决议、特别决议之分)。
    一种是保护中小股东利益模式。这一模式是通过缩小一般决议范围、扩大特别决议范围、提高一般决议及特别决议形成的条件来实现的。举一例说明:公司股本结构为股东A出资比例67%、股东B出资比例12%、股东C出资比例11%、股东D出资比例10%;如公司章程规定一般决议形成须经四分之三以上表决权股东通过、特别决议形成须经五分之四以上的表决权股东通过;该公司特别事项形成特别决议须由至少包括股东A在内的三个股东同意才能通过,一般事项形成一般决议须由至少包括股东A在内的二个股东同意才能通过,说得更明白一点,就是任何决议在形成方面股东A只有一票否决权而没有通过决定权,其他中小股东既没有一票否决权、更没有通过决定权,只有从公司利益出发协助通过权。这样以来大股东在决定公司事项时会较多的考虑中小股东的意见和利益。
    另一种是保护大股东利益模式。这一模式是通过扩大一般决议范围、合法缩小特别决议范围、合法降低一般决议及特别决议形成的条件来实现的。例子同上,如公司章程规定一般决议形成须经代表过半数表决权股东通过、特别决议形成须经三分之二以上的表决权股东通过;该公司所有事项形成决议,无论是一般决议还是特别决议形成只需股东A同意即可。这样以来大股东在决定公司事项时会很少考虑中小股东的意见和利益,甚至侵害中小股东利益。
    公司法既是公司组织法与行为法的统一,又是强行性规范与任意性规范的统一。公司法除对关乎外部债权人利益的重大事项如增加或者减少注册资本、分立、合并、解散、修改公司章程或者变更公司形式等事项形成特别决议的条件作出强行性规定,其他让位于公司章程加以规定。公司章程可以增加法律规定以外的事项为特别事项,特别事项形成特别决议条件可以高于法律规定的“三分之二以上表决权股东通过”,但不能低于法律规定的条件;当然,增加的事项可另成一类(本文称“重大事项”),形成决议的条件可以高于或等于一般决议形成的条件,也可以低于法定特别决议的条件,如章程规定:股权对外转让须经代表五分之三以上表决权股东通过或股权对外转让须经代表过半数表决权股东通过。
    5、股东会会议召开时,股东拒不到出席如何办?法律未做出明确规定,但这不意味着股东会会议召开没有个标准,从法律对特别决议形成的条件来看,可以推出股东会会议如需形成特别决议须经代表三分之二以上表决权股东代表或其委托代理人到场方能召开,否则,没有任何实际意义。法律虽未明确规定,但公司章程可以根据实际情况在不违背法律精神的前提下加以约定,如约定“收到通知及股东会会议材料的股东拒不出席股东会,本次股东会会议开支的合理费用由其负担,因此无法行使表决权,视为同意股东会会议议案”。其实,股东会会议能否按时召开,取决于公司章程对一般决议、重大决议、特别决议范围及形成条件的规定。如章程规定重大决议形成须经代表五分之三以上表决权股东通过,此时,股东会会议只有在五分之三以上表决权股东代表或其委托代理人到场、才能按时召开,达不到这个标准就无法召开或召开没有实际意义;但到场的股东与不到场的股东还是有区别的,需要记录在案,必要时予以公证,利于明确后来追究因此造成损失的责任承担问题。
    6、股东会会议决议效力。符合法律,按照公司章程规定形成的股东会会议决议对全体股东、董事、监事、经理、公司等均由约束力。当股东协议与股东会会议决议相冲突,以股东会会议决议为准。股东会会议决议已经有效形成,便产生公司法上的效力,不仅对参与会议的股东有效,对公司、公司董事、公司监事、公司经理、公司董事长等等均有效,还对异议股东有效。另外,按公司章程规定公司对外进行活动的需形成股东会会议决议的、股东会会议决议也对活动的当事人有效,如公司章程规定:股东出资对外转让须经代表过半数表决权股东通过,此时,形成的股东会会议决议对受让出资的当事人也有效,是出资受让的前提条件,无股东会会议决议,出资受让便无法变更登记,尤其是过半数表决权股东不同意转让的,第三人受让出资便无法成功


    三、股东会议事程序和议事规则条款的拟定。
   上述股东会议事程序及议事规则,全体股东可根据拟成立公司的情况,在制定公司章程时加以取舍。如对重大决议、特别决议规定可采用列举的形式、其他未列举的均为一般决议范围等等。针对以上几种情况,可以拟定如下公司章程条款(这是一种倾向于保护大股东利益的制定模式):
    第一条 股东会会议分为定期会议和临时会议。定期会议每年召开一次,并应于每一会计年度完结之后的六个月内举行。代表十分之一以上表决权的股东,执行董事或任一监事,可以提议召开临时会议。股东会临时会议召开的时间、召开地点和会期由召集人决定。
     第二条 股东会定期会议应由董事会召集、董事长主持,董事会不能或拒绝召集的、由董事长召集并主持;当董事长不能或拒绝召集、主持时,可由副董事长召集和主持;副董事长无法召集或拒不召集的,由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持,推举不出或无法推举的,可由监事会或监事召集和主持;当监事会或监事无法召集的,代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。股东会的首次会议由出资最多的股东召集和主持。
     第三条 股东会会议所议事项由董事会于会议召开日期二十天以前确定。董事会不能在上述期限确定的,由会议召集人于会议召开日期十天以前确定。
     第四条 股东会临时会议由董事会决定召开。代表十分之一以上表决权的股东或者三分之一以上的董事或者任一监事可以向董事会提议召开股东会临时会议;董事会在收到提议后,应当于收到提议后十天内召开董事会会议,决定召开股东会临时会议;董事会在收到提议后十天内不召开董事会会议,或者不决定召开股东会临时会议的,由提议召开股东会临时会议的持有表决权最多的股东决定召开。
    第五条 董事会或者决定召集股东会临时会议的股东应当在决定召开股东会临时会议的同时,确定股东会临时会议所议事项。董事会或由提议召开股东会临时会议的持有表决权最多的股东决定召开股东会临时会议的,由会议召集人在五天内召集。决定召开股东会临时会议后,由公司董事会秘书在会议召开十日前将会议日期和应议事项通知所有股东;董事会秘书不通知的,由会议的召集人通知。
    第六条 公司所有股东均可以参加股东会会议,并按照法律规定及公司章程的约定行使表决权。股东会会议可以邀请总经理、副总经理、财务总监或者其他人员列席会议,列席会议的人员由会议的召集人确定和邀请。列席会议的人员应当接受股东的咨询,并可以对会议所议事项发表意见,但对于会议所议事项没有表决权。
    第七条 股东会会议对所议事项进行讨论和表决时由主持会议的人提出需讨论和表决的议案,并主持对该议案进行讨论和表决。讨论时,每位股东均可对议案发表意见,但一位股东对一个议案发表意见的时间原则上不得超过15分钟;未参加会议的股东可以书面委托参加会议的股东发表自己的意见;讨论结束后,主持会议的人可以要求进行表决,也可以提出在下一次股东会议上继续讨论,但十分之一以上表决权股东或者三分之一以上的股东要求表决的,必须进行表决。
    第八条 股东会会议由股东各方按其出资比例行使表决权,股东会对所议事项表决时可采用举手表决、也可采用书面投票表决的方式,对于举手表决的现场应采用拍照并见证后归档保存。股东采用书面投票表决时,股东不得以弃权的方式行使表决权;既不表明同意又不表明反对意见的,视为反对;但是,对于股东向股东以外的人转让出资的议案,既不表明同意又不表明反对意见的,视为同意转让。
    第九条 股东会应当对所议事项的决定作成会议决议,出席会议的股东应当在会议决议上签名,异议股东拒不签名的,要记录在案,并予以见证或公证。股东会所议一般事项形成的一般决议,经代表过半数表决权股东通过为有效。
    股东会对公司增加或者减少注册资本、分立、合并、解散、修改公司章程或者变更公司形式等事项作出特别决议,须经代表三分之二以上表决权的股东通过为有效。
    第十条 股东会会议召开时,收到通知及股东会会议材料的股东或其委托代理人拒不出席股东会,本次股东会会议开支的合理费用由其负担,因此无法行使表决权,视为同意股东会会议议案。
    第十一条 符合法律、行政法规规定及公司章程约定形成的股东会决议对全体股东、董事、监事、董事会、监事会、总经理、公司等均具有约束力。
     第十二条 股东不履行按公司章程规定形成的股东会决议或拒不遵守公司章程的,干扰公司正常发展或使公司无法正常工作的,公司可以通过法律程序追究其责任,并要求其承担因此给公司造成的损失。当公司拒不行使或不能行使前述权利(力)时,任一股东均可以代表公司或以自己名义行使前述权利,因此所得利益归公司所有。
    第十三条 股东会会议可以由公司董事会秘书负责会议的安排和记录。股东会会议中的议案、提议、讨论和表决董事会秘书应当记录;形成的记录或纪要及会议决议要原件归档保存;公司股东有权查阅,公司董事会秘书应当配合;需复印的,须经公司董事长审批同意后才可,除非有损公司利益的董事长不予批准外。


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